Event-Kalkulation: Rechnet sich deine Party?
Bei einem zweitägigen Konzert mit 1'500 Gästen bleiben nach allen Kosten rund CHF 16'500 Gewinn. Aufgehen tut der Anlass aber erst ab rund 1'270 Gästen. Darunter schreibt er Verlust. Mit dem Rechner siehst du das für deinen Anlass, bevor du Bühne und Gage buchst.
Das Beispiel im Überblick
| Tickets (vier Ticketarten, CHF 50 bis 100), ohne MWST | 108'233 |
| Bar, CHF 18 pro Gast, ohne MWST | 24'977 |
| Sponsor und Food-Truck | 3'000 |
| Einnahmen | 136'210 |
| Gage, Bühne, Ton und Licht, Gelände, Versicherung, WC, Reinigung, Bewilligung | −70'305 |
| Personal: Security, Bar, Runner, Auf- und Abbau | −22'900 |
| Warenaufwand Bar, SUISA, Ticketing- und Kartengebühren | −26'500 |
| Gewinn | 16'505 |
Beispielrechnung, angelehnt an eine echte Planung, mit gerundeten und angepassten Zahlen. In der Excel-Tabelle, aus der der Rechner entstanden ist, stand ein fast doppelt so hoher Gewinn, weil die Gage in der Summenformel fehlte.
Was der Rechner alles berücksichtigt
- Beliebig viele Ticketarten mit Anzahl und Preis
- Barumsatz pro Gast und Warenaufwand
- Sponsoren, Platzmieten, weitere Einnahmen
- Gage, Bühne, Ton und Licht, Versicherung
- WC-Wagen, Reinigung, Entsorgung, Bewilligungen
- Personal mit Personen, Stunden und Stundensatz
- SUISA auf den Ticketumsatz
- Ticketing-, Karten- und TWINT-Gebühren
- MWST richtig aus dem Bruttopreis, Vorsteuer abgezogen
- Gewinn, Zielgewinn und Break-even in Gästen
Häufige Fragen
Was gehört in eine Event-Kalkulation?
Einnahmen aus Tickets, Bar, Sponsoren und Platzmieten; Kosten für Gage, Bühne, Ton und Licht, Versicherung, WC, Reinigung, Entsorgung und Bewilligungen; Personal für Security, Bar und Aufbau; Abgaben wie SUISA, Ticketing- und Kartengebühren; dazu die MWST.
Ab wie vielen Gästen rechnet sich ein Event?
Das hängt davon ab, was ein Gast nach Abzug von SUISA, Gebühren und Warenaufwand einbringt, und wie hoch die festen Kosten sind. Im Beispiel bringt jeder Gast rund CHF 78 ein, der Anlass rechnet sich ab rund 1'240 Gästen.
Welche Fehler passieren in Excel-Vorlagen für Events?
Häufig fehlen Posten in der Summenformel, die MWST wird vom Bruttoumsatz statt aus dem Bruttoumsatz gerechnet, und die Vorsteuer auf Ausgaben wird als Kosten gezählt, obwohl ein MWST-pflichtiger Veranstalter sie zurückbekommt.